Processus achats: bonnes pratiques pour éviter la fraude

Un processus achats mal sécurisé ouvre des opportunités de fraude aux acheteurs et aux fournisseurs: surfacturation, prestations fictives, conflits d’intérêts… Ces ententes ont un coût, et il est supporté par l’entreprise. Solvest vous rappelle quelques bonnes pratiques pour limiter le risque de fraude sur le processus achats.

Une entente frauduleuse entre un acheteur de l’entreprise et un fournisseur se fait au détriment de l’entreprise. Pour le salarié, il s’agit de bénéficier d’une rétribution financière ou de favoriser un proche. Pour le fournisseur, l’entente permet de garantir l’obtention d’une commande ou d’un marché, ou d’augmenter ses marges. Voici quelques exemples de fraudes:

• prix facturé par le fournisseur supérieur au marché
• prestation fictive ou réalisée partiellement
• majoration des quantités facturées par rapport à la livraison
• préférence donnée à un fournisseur lié à l’entourage de l’acheteur

Dans tous les cas, le coût de la fraude est supporté par l’entreprise acheteuse, qui surpaye les produits ou services achetés et ne bénéficie pas de la mise en concurrence des fournisseurs.

Les quelques bonnes pratiques suivantes permettent de prévenir ces risques de fraude et de les détecter.

L’entente entre un acheteur et un fournisseur se matérialise souvent par une surfacturation de l’achat. Afin d’éviter ce risque, il est recommandé aux entreprises d’intégrer, dans leurs procédures d’approvisionnement, la nécessité pour l’acheteur de consulter plusieurs fournisseurs afin d’obtenir plusieurs devis. Pour les achats de biens ou services courants, pouvant être fournis par plusieurs fournisseurs, un nombre de devis à recueillir peut même être défini par la procédure (par exemple: au moins 3 devis).

La mise en concurrence des fournisseurs permettra de restreindre les opportunités de fraude et de détecter d’éventuels achats atypiques par une comparaison des offres.

Comme pour de nombreux autres processus au sein de l’entreprise (règlements, ventes, paye, etc.), il est important de veiller à la séparation des tâches dans le processus achats. Les rôles suivants doivent en particulier être attribués à des personnes différentes:

• demandeur: il exprime le besoin d’achats (cahier des charges, quantités), et en est le bénéficiaire;
• acheteur: il consulte les fournisseurs et sélectionne l’offre la plus intéressante d’un point de vue économique et répondant aux besoins exprimés;
• gestionnaire des stocks: il réceptionne les biens livrés et s’assure que les quantités reçues sont conformes à celles facturées

La séparation de ces tâches permet d’éviter l’achat de prestations fictives, de biens non livrés ou encore non nécessaires à l’activité de l’entreprise.

Le système d’information de l’entreprise doit en outre permettre une complète traçabilité du processus achats, afin d’identifiant les utilisateurs à l’origine de la demande d’achat, de la commande, et de la réception. Les devis reçus doivent eux aussi être conservés pour être consultés ultérieurement en cas de besoin.

Des indicateurs peuvent être mis en place afin de contrôler le processus achats. La mise en place de ces KPIs et leur suivi fréquent peuvent permettre de détecter la situation anormale d’un fournisseur ou une évolution atypique des flux. Selon la structure et la taille de l’entreprise, cette analyse peut être faite par le contrôle interne, le contrôle de gestion, voire même la direction pour les plus petites entreprises. Quelques pistes de données à mesurer et analyser:

• la part de marché de chaque fournisseur au sein de sa famille de produits: un fournisseur bénéficiant d’une part de marché très haute pour un type de produit où la concurrence est pourtant forte doit appeler à la vigilance
• l’évolution dans le temps du montant par fournisseur, à mettre en lien avec les changements d’effectifs dans le service achats
• l’évolution des prix unitaires dans le temps
• l’analyse des montants par commande: à mettre en lien avec les plafonds autorisés
• la présence d’achats récurrents à montant fixe: possibilité de prestation fictive…

Afin de prévenir tout conflit d’intérêts potentiel entre un acheteur et un fournisseur, il est important qu’une “due diligence” des fournisseurs soit réalisée. Cette procédure consiste en une évaluation des tiers et des risques liés. Elle permet, entre autres, d’identifier les dirigeants et actionnaires du fournisseur, ses sociétés liées ou encore son passé judiciaire. Cela pourra mettre en lumière des liaisons entre l’acheteur ou son entourage et le fournisseur.

La due diligence fait partie des 8 mesures de la Loi Sapin 2 à mettre en place pour les sociétés françaises employant au moins 500 salariés et dont le chiffre d’affaires est supérieur à 100 millions d’euros. Il est toutefois recommandé aux PME de mettre en place une approche similaire.

Nous avons abordé dans un précédent article l’importance de mettre en place des outils protégeant les lanceurs d’alerte en entreprise. Il s’agit là aussi d’une obligation de la Loi Sapin 2, mais cette-fois ci étendue à toutes les entreprises de plus de 50 salariés.

Disposer d’une procédure de “whistleblowing” (lanceurs d’alerte) permettra aux salariés d’alerter l’entreprise sur un cas de fraude, notamment concernant le processus achats. Ouvert aux clients et fournisseurs de l’entreprise, l’outil peut aussi permettre à des fournisseurs lésés par une entente frauduleuse de porter la fraude à la connaissance de l’entreprise. Enfin, il s’agit aussi d’un moyen de prévention et de dissuasion pour les fraudeurs potentiels.

La fraude dans le processus achats peut être évitée en combinant la mise en place de procédures (séparation des tâches, traçabilité, mise en concurrence, outils de whistleblowing) et de contrôles (suivi d’indicateurs, due diligence).

En prévention ou en enquête, Solvest accompagne les entreprises dans la mise en place de procédures et de contrôles face aux risques de fraude interne concernant les achats. Consultez notre champ d’action pour les entreprises ou contactez-nous pour plus d’informations.